Aynı organizasyon için üç farklı firmadan teklif aldığınızda ortaya çıkan fark bazen yüzde elliyi bulur. Bu, birinin pahalı diğerinin ucuz olmasından çok, tekliflerin farklı şeyleri kapsamasından kaynaklanır. Fiyatı oluşturan kalemleri bilmek, karşılaştırmayı sağlıklı hâle getirir.
1. Menü içeriği
Maliyetin en büyük parçası doğal olarak gıdadır. Ana yemekte kırmızı et kullanılması, ara sıcak sayısı, meze çeşidi ve tatlı seçimi fiyatı doğrudan belirler. Deniz ürünü içeren menüler belirgin şekilde yukarı çıkar. Çeşit sayısını artırmak, porsiyon büyütmekten daha maliyetlidir; çünkü her ek çeşit ayrı hazırlık ve ayrı fire demektir.
2. Kişi sayısı
Catering'de birim maliyet, kişi sayısı arttıkça düşer. Elli kişilik bir organizasyonun kişi başı bedeli, aynı menüyle beş yüz kişilik bir organizasyondan yüksektir. Bunun nedeni sabit giderlerin (kurulum, taşıma, personel minimumu) az sayıda kişiye bölünmesidir. Küçük organizasyonlarda minimum tutar uygulaması bu yüzden yaygındır.
3. Servis personeli
Tabldot serviste her on iki-on beş misafir için bir servis elemanı gerekir. Açık büfede bu oran çok daha düşüktür. Dolayısıyla aynı menü, tabldot servis edildiğinde açık büfeye göre daha yüksek fiyatlanır. Teklifte kaç personel görevlendirileceğinin yazılı olması, karşılaştırma için kritik bir veridir.
4. Ekipman ve kurulum
Masa, örtü, sıcak tutucu, büfe hattı, porselen veya tek kullanımlık servis malzemesi, içecek ünitesi… Bu kalemlerin bir kısmı bazı tekliflerde dahil, bazılarında hariçtir. Porselen servis, tek kullanımlıktan belirgin şekilde pahalıdır ancak sunumu tamamen değiştirir. Hangisinin dahil olduğunu mutlaka sorun.
5. Mesafe ve mekân koşulları
Üretim mutfağı ile organizasyon adresi arasındaki mesafe taşıma maliyetini belirler. Bunun yanında mekânın koşulları da hesaba girer: elektrik altyapısı yoksa jeneratör, su yoksa taşıma su, asansörsüz üst kata kurulum varsa ek personel gerekir. Keşif yapılmadan verilen fiyatlar bu nedenle sonradan değişebilir.
Teklifleri nasıl karşılaştırmalı?
Tüm firmalardan aynı formatta teklif isteyin: menünün her kalemi ayrı satır, personel sayısı, dahil ekipman listesi ve kurulum-toplama kapsamı. Aynı formatta gelen üç teklifi karşılaştırmak birkaç dakika sürer; farklı formatta gelen teklifleri karşılaştırmak ise mümkün değildir.
Son olarak, en düşük teklifin neden düşük olduğunu sorun. Cevap makulse sorun yok; cevap muğlaksa fark genellikle porsiyondan veya personelden çıkarılmıştır.
